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La procedura di mediazione portata avanti in maniera telematica si sta rivelando in questi ultimi tempi di fondamentale importanza. Questo perché innanzitutto evita perdite di tempo per raggiungere fisicamente una sede, e poi perché garantisce un utilizzo impeccabile dell’ istituto della mediazione. Concilia Lex S.p.A, organismo di mediazione, offre in concreto anche questo servizio, ai sensi dell’ art. 3 n. 4 del DM 180/2010 e del D.lgs 28/2010, a patto però che le parti siano in possesso di determinati requisiti e che l’ iter procedurale venga seguito scrupolosamente. Vediamo allora in dettaglio quali sono i requisiti richiesti per una mediazione telematica.

Occorre chiarire infatti che la mediazione telematica è possibile solo se entrambe le parti abbiano manifestato preventivamente il loro consenso e che una mediazione telematica può avvenire anche nei casi in cui una parte partecipi in videoconferenza e l’ altra, previo consenso, partecipi fisicamente alla presenza del mediatore nella sede dell’ Organismo. Chiarito ciò, ecco tutti i requisiti da possedere:
postazione collegata ad Internet (preferibilmente con collegamento almeno ADSL o wifi o a fibra ottica) dotata di webcam, microfono e cuffie/casse audio, con un browser web attivo;
casella di posta elettronica certificata (PEC);
kit e certificato di firma digitale;

A questo proposito bisogna mettere in evidenza che il sistema di Skype NON rispetta tutti i requisiti necessari per svolgere una mediazione online, quali riservatezza e conservazione dei dati per la privacy, autenticazione e crittografia delle informazioni, possibilità di apporre la firma elettronica, etc. Ecco perché lo strumento Skype non viene mai utilizzato da Concilia Lex, al fine di offrire alla propria clientela servizi di tutela assoluta.

In caso di indisponibilità della firma digitale verbali e accordi vanno sottoscritti nel corso dell’ incontro in videoconferenza ed inviati telematicamente dal mediatore alle parti, le quali provvedono alla stampa al fine della sottoscrizione ed all’ autenticazione delle firme davanti ad un pubblico ufficiale. Le parti inviano poi la documentazione cartacea al mediatore, che verifica la corrispondenza dei verbali e degli accordi autenticati con quelli sottoscritti in videoconferenza.

Importante, infine, concordare con la segreteria un incontro di prova, da effettuarsi in tempo utile rispetto all’ incontro stabilito. In caso contrario la richiesta di collegamento in telematica non sarà presa in considerazione.

A cura dell’ addetto stampa Concilia Lex S.p.A. dott.ssa Jenny Giordano